캘리포니아주에서 고용주들이 직원이나 구직희망자에 대해 다음과 같은 정보들을 조사할 수 있다. 

1. 크레디트 리포트: 안 좋은 크레디트 정보는 리포트에 7년 동안 남고, 파산했을 경우 10년 동안 남는다. 파산 관련 정보는 공개된 자료이지만 고용주는 파산했다고 채용과정에서 차별할 수 없다. 

2. 범죄/체포 기록: 고용주는 직원의 범죄기록이 업무수행에 필요할 경우에만 고려할 수 있다. 캘리포니아주 고용주는 입사 신청자들이 (a) 체포돼서 기소됐거나 (b) 감옥에서는 풀려나왔지만 재판이 예정되어 있을 경우에만 체포 기록을 검토할 수 있다. 고용주는 2년 이상인 마리화나 기소 기록을 알아볼 수 없고 미성년자의 범죄기록은 절대로 고용주가 볼 수 없다. 

캘리포니아주는 조건부 고용 전엔 전과에 대해 묻지 못하게 2018년부터 "채용 시 전과 기록 삭제"(AB 1008)이 적용되고 있다. 즉, 5인 이상의 직원을 둔 고용주는 채용이나 인터뷰 과정에서 구직자의 범죄기록 여부를 물어서는 안 된다. 단, 해당 직책이 법에 따라 반드시 신분조회가 필요하다면 예외이다. 고용주가 조건부 채용을 한 후에는 유죄 선고 기록 여부를 요구할 수 있다. 그러나 과거 범죄 기록으로 인해 고용을 거부하기 전에 고용주는 채용이 안 되는 이유(해당 범죄가 업무에 직접적 혹은 부정적 영향이 있다는 것)를 먼저 평가하고 서면으로 이를 미리 통보해 해명 기회를 줘야 한다. 

3. 종업원 상해보험 기록: 고용주는 특정한 업무 수행을 할 수 있는 입사 신청자들의 능력과 관련될 경우에만 신청자의 상해보험 신청 정보를 사용할 수 있다. 캘리포니아주에서 고용주는 입사 신청자에게 입사 오퍼를 한 다음에만 이 정보들을 볼 수 있다. 그리고 이 정보들을 본 다음에 입사 오퍼를 취소할 경우 차별을 받았다는 노동법 132a 위반으로 클레임을 할 수 있다. 그러나 상해보험 기록들은 입사 신청자의 이전 고용주들에 대해서도 알려주기 때문에 만일 입사 신청자가 이전 고용주들에 대해 공개하지 않았을 경우 해고될 수 있다.

4. 레퍼런스 (추천서): 고용주는 입사 신청자의 이전 고용주, 친구, 이웃들에게 신청자의 성격, 일반적인 평판, 생활방식 등에 대해 물어볼 수 있다. 그러나 이런 '소비자 조사 리포트(Investigative Consumer Report)'를 시행할 때는 특별한 요구사항들이 있다. 만일 이전 고용주가 입사 신청자에게 대해 거짓된 언급을 했을 경우 이전 고용주를 상대로 명예훼손 소송을 할 수 있다. 그러나 이전 고용주가 입사 신청자의 업무 수행이나 업무에 대한 자격 등에 대한 언급을 했을 경우에는 명예훼손 소송에서 벗어날 수 있다. 그러나 이전 고용주가 악의를 가지고 거짓 발언을 할 경우에는 명예훼손으로 소송당할 수 있다. 캘리포니아주 노동법 조항 1050은 입사 신청자들의 이전 고용주들이 자기의 이전 직원들에 대해 거짓이나 잘못된 언급을 함으로써 이들이 직업을 구하는 시도를 의도적으로 방해하는 행위를 금지하고 있다. 

5. 의학기록: 연방 건강정보법 (HIPAA)와 캘리포니아주의 의학정보법 (CCMIA)은 모두 입사 신청자들의 의학정보의 비밀에 대해 엄격한 요구사항을 정하고 있다. 또한, 캘리포니아주의 장애 차별 금지법이나 연방 장애 금지법 모두 입사 신청자의 의학적 조건이나 정신/육체적 장애에 대해 고용주가 물어보는 것을 금지하고 있다. 고용주는 단지 특정 업무를 수행할 수 있는지 여부만 물어볼 수 있다. 

6. 교육기록: 고용주는 입사 신청자가 자신의 이력서에 적은 출신 학교의 재학증명서를 이 학교에 요청할 수 있다. 그러나 다른 학교 기록들은 비밀이 유지되어야 하고 고용주는 학생의 동의 없이는 구할 수 없다. 

7. DMV 운전/차량 기록: 고용주는 직원이나 입사 신청자의 동의 없이 운전 기록이나 차량 등록 기록을 받을 수 있다.

앞으로 종업원 채용 시 어떤 종류의 배경 조사나 신원조회라도 무조건 당사자의 서명을 받아야 할 것으로 보인다. 최근 캘리포니아주 대법원은 최근 전·현직 버스 드라이버들이 제기한 집단소송 "에일린 코너 등 vs. 퍼스트 스튜던트 등"에서 에이전시를 통한 크레디트 (신용) 조사에도 직원이나 구직자의 서명이 필요하다는 판결을 내렸기 때문이다. 신용조사만를 고용주가 직접 해도 될 경우에는 별도 서명을 필요로 하지 않는다. 

다음은 채용 시 구직자에게 신분조회 배경 조사에 대한 동의를 받는다는 양식이다.

Consent to Background and Reference Check 

Applicant Name: ______________________________ Social Security Number: ________________________  Present Address: _____________________________________________________________ 

I, ________________________ hereby authorize Employer (the “Company”) and/or its agents to make investigation of my background, references, character, past employment, consumer reports, education, and criminal history record information which may be in any state or local files, including those maintained by both public and private organizations, and all public records, for the purpose of confirming the information contained on my application and/or obtaining other information which may be material to my qualifications for employment. A telephone facsimile (fax) or xerographic copy of this consent shall be considered as valid as the original consent.  

I hereby consent to the Company’s verification of all the information I have provided on my application form. I also agree to execute as a condition of employment or a condition of continued employment any additional written authorization necessary for the Company to obtain access to and copies of records pertaining to this information. I also hereby authorize the Company’s access to any medical histories or records pertaining to me (and any other individuals who due to my employment may be covered by any Company medical or other insurance program). With regard to the foregoing disclosures, I hereby agree to release any person, company, or other entity from any and all causes of action that otherwise might arise from supplying the Company with information it may request pursuant to this release. I understand that any false answers or statements, or misrepresentations by omission, made by me on this application or any related document, will be sufficient for rejection of my application or for my immediate discharge should such falsifications or misrepresentations be discovered after I am employed.