2022.12.08 (목)

온라인 POS 타임카드와 전자 임금명세서의 문제



온라인 시대를 맞아 많은 한인 고용주들이 전자 타임카드와 전자 페이 스텁 시스템으로 돌입하면서 많은 문제점들이 발생하고 있어서 경종을 울리고 있다. 


POS (Point of Sale) 시스템을 도입한 고용주들은 직원의 시간 기록도 POS로 관리하 면서 이를 종이로 프린트하지 않고 POS 기계의 하드 드라이버에 저장하고 있다. 문제는 POS 회사가 바뀌거나 업소가 문을 닫으면서 더 이상 POS 서비스를 받지 않을 경우 POS에 저장되어 있는 직원들의 시간 기록도 같이 말소되는 경우가 아주 많다. 


이럴 경우 이전 POS 회사에 연락해도 시간 기록이 POS 시스템의 하드 드라이버에 있어서 찾기 힘들다. 가게가 문을 닫아도 이전 직원들이 고용주를 상대로 소송하는 경우가 많다. 그렇기 때문에 노동법 소송에서 가장 중요한 타임카드를 제출할 수 없게 되어 많은 한인 고용주들이 낭패를 겪고 있다. 


또 다른 POS 시스템의 문제는 직원이 출퇴근 기록을 잘못 입력했을 경우 이를 수정하 기 힘들다. 이럴 경우 종이로 프린트해서 직원 본인의 이니셜이나 사인으로 수정하면 타임카드로 인정받는데 대부분의 고용주들이 이 사실을 모른다. 


저장하기 힘들어서 일일이 POS 내 직원들의 시간 기록을 프린트 아웃하지 못하더라도 POS 시스템의 시간 기록을 다른 드라이버에 다운로드해서 저장하면 된다. 그런데 기계 치인 많은 한인 고용주들이 그걸 어떻게 하지 못해서 나중에 소송을 당할 경우 기록이 없어 불리한 싸움을 벌이게 된다. 


타임카드뿐만 아니라 페이 스텁도 마찬가지다. 많은 직원들을 고용하고 있는 한인 고용 주들이 ADP 같은 미주류 페이롤 회사에서 제작하는 전자 페이 스텁에 의존하고 있다. 이 경우에도 페이 스텁이 저절로 페이 체크와 같이 직원에게 제공되고 있어서 고용주가 따로 이를 보관하거나 저장하고 있지 않는 경우가 대부분이다. 그러다가 페이롤 회사를 바꾸면서 타임카드와 함께 민사 소송에서 아주 중요한 페이 스텁이 모두 사라지는 테그니컬 디피컬티를 겪게 되는 경우가 종종 있다.


여전히 잘못된 페이 스텁을 수정할 수 없는 것은 POS 시간 기록과 마찬가지다. 노동법 소송을 당해서 허둥대면서 그제야 페이 스텁과 타임카드를 준비하려고 하면 이미 시간이 늦을 경우가 많다. 


많은 직원들이 임금을 자동이체를 통해 디파짓 받고 있어서 더 이상 페이 체크와 페이 스텁을 같이 안 주는 회사가 늘어나고 있다. 이렇게 현실은 빠르게 변하고 있는데 캘리포니아주 노동법 226(a) 조항은 여전히 옛날 종이시대에 머물고 있어서 잉크나 지워지지 않는 형식으로 임금공제가 적힌 문서 임금 명세서(페이 스텁) 카피를 직원에게 줘야 한다고 규정하고 있다. 


이렇게 많은 고용주들이 종이를 사용하지 않고 자동이체를 통해 임금을 지불하고 있어서 노동청은 지난 2006년 종이 페이 스텁이 아니어도 합법적인 경우들에 대해 의견서를 발표했다. 


이 의견서는 기본적으로 종업원들이 전자 페이 스텁에 쉽게 접근할 수 있어야 하고 종업원들의 추가 비용 없이 이를 종이 페이 스텁으로 변화할 수 있어야 한다고 규정하고 있다. 이밖에 노동청은 이 의견서에서 다음과 같은 경우 전자 페이 스텁도 합법적이라고 설명하고 있다. 


종업원들은 어느 때나 종이 페이 스텁을 받겠다고 선택할 수 있어야 한다. 

이 페이 스텁들은 노동법 226(a) 조항에서 요구하는 모든 정보들을 포함하고 있어야 하고 페이데이까지 안전한 웹사이트에서 제공할 수 있어야 한다.


이 웹사이트에는 직원 고유의 ID 번호를 통해서만 접근할 수 있도록 통제가 가능해야 한다. 

종업원은 회사 컴퓨터나 자신의 개인 컴퓨터를 통해 자신의 기록을 회사에서 언제나 접근이 가능해야 한다. 

종업원은 전자 페이 스텁의 무료 종이 복사본들을 자기들의 컴퓨터에 가까운 회사 프린터에서 언제나 프린트할 수 있어야 한다. 

§ 고용주들은 최소한 3년 동안 전자 페이 스텁을 보관해야 하고 그 기간 동안 재직 중인 직원들에게 이 페이 스텁을 제공해 줘야 한다. 또한 이전 종업원들에게는 이들이 요구할 때는 언제나 무료로 페이 스텁의 종이 카피를 받을 수 있다. 


캘리포니아주 노동법 226조 항은 고용관계에 의해 정기적으로 임금이 발생하게 되면 고용주는 급여 수표(또는 현찰)와 함께 다음 10가지 정보가 담긴 정확한 임금명세서를 발급해야 한다. 

임금명세서에 표시해야 할 정보는 △공제 전 급여(gross wages) △근무한 시간 △시간당 급여 요율 △급여 요율에 따른 근무시간 △공제항목 △공제 후 급여(net wages) △급여 지급일 △근로자 이름, 소셜 번호 마지막 4자리 번호 △고용주 이름과 주소 △유급병가 등이다.


고용주가 임금명세서 발급 규정을 위반할 경우 급여 당 첫 위반 때 250달러, 두 번째 위반부터는 1,000달러의 벌금이 노동청으로부터 부과돼 반복적으로 규정을 위반할 경우 벌금이 눈덩이처럼 불어날 수 있다. 

또한 임금명세서에 기재해야 하는 10가지 정보 중 한 가지라도 빠지면 직원은 고용주에게 최고 4,000달러까지 보상을 요구할 수 있다. 단순히 임금명세서 제공 여부를 넘어 계산상 오류도 용납되지 않는 등 해당 정보의 ‘정확성’이 중요하다. 


또한 유급병가에 대한 문서로 된 통보를 종업원에게 할 때 가능한 유급병가가 며칠인지를 종업원에게 급여일에 주는 임금명세서(페이 스텁)나 별도의 다른 서류에 적어서 줘야 한다. 하지만 종업원의 임금명세서에 사용할 수 있는 유급병가 기간이 표기되지 않을 경우, 이 종업원이 피해를 입었다고 노동청은 해석해서 유급병가를 주지 않았다고 체불임금과 벌금을 매길 수 있다. 즉, 사용할 수 있는 유급병가 기간을 이 직원이 몰라서 유급병가 제도를 인지하지 못해 제대로 사용을 못했다면 피해를 본 것으로 간주된다. 


이렇게 고용주는 종업원의 임금명세서에 유급병가가 며칠인지 기록해야 하고, 적립된 유급병가 시간이 얼마인지 기록해서 보관해야 한다.



관련기사