최근 들어 직원들에게 문서로 된 경고문을 주는 한인 고용주들이 급증하고 있다. 특히 각종 노동법 소송에서 구두 경고문이 소용이 없다고 느낀 한인 업주 들은 경고문에 어떤 내용을 넣을지 궁금해한다. 경고문의 목적은 직원들의 행동이 적절하지 않았고 변화가 필요하다는 사실을 직원이 이해하게 만드는 데 있다. 

첫째, 징계는 보통 받는 직원이 반기지 않기 때문에 문서로 남겨야 하고 둘째, 경고문에 있는 내용이 나중에 법적 절차에서 고용주에게 유리하게 사용될 수 있기 때문에 경고문 은 필요하다. 단순히 구두 경고에 의존하면 사람의 기억력은 한계가 있어서 경고를 준 사실을 제대로 증명할 수 없기 때문이다. 

다음과 같은 내용들이 경고문에 포함되어야 한다. 

(1) 직원에 대한 정보 (이름, 경고 날짜, 슈퍼바이저 이름) 

(2) 직원의 위반 유형 (예: 언어, 명령 불복종 등) 

(3) 직원의 자세한 위반 사항: 발생 날짜, 시간, 장소 

(4) 직원의 슈퍼바이저나 고용주의 위반 사항 발생 명시 

(5) 직원의 위반 사항 발생에 대한 명시 

(6) 위반 사항에 대한 징계: 예를 들어 임금 삭감, 강등, 정직, 경찰 신고 

(7) 이전 경고 사항: 이전 경고문을 준 날짜와 형태 

(8) 경고문 전달 양식: 직원과 고용주의 사인. 

(1) 직원 정보 (Employee Information) : 경고문에 직원이라고 적힌 부분에 직원의 풀네임을 적고, 경고문이 적힌 날짜를 적고 같은 날에 직원에게 전달한다. 많은 경우 경고문을 줘도 직원이 사인을 안 할 텐데 왜 주냐고 의문을 가지는데 직원이 사인을 할 필요가 꼭 있지 않고 경고문은 문자가 카톡, 이메일로 줘도 아무 문제가 없으니 전달만 하면 된다. 가능하면 이 직원이 재직하고 있는 부서, 직원의 상관 이름을 포함시킨다.

(2) 직원의 위반 유형(Violation Type): 위반 유형을 명시하고 만일 위반 유형이 미리 경고문에 적혀 있지 않으면 위반 유형 내용을 적어야 한다. 예: Violation (circle one) Attendance/Language/Disobedience/Safety/Arguing/Tardiness. 

(3) 직원의 자세한 위반 사항 (Violation Details): 위반이 발생한 날짜와 시간을 적고, 위반 장소와 업소 주소도 적어야 한다. 

(4) 직원의 슈퍼바이저나 고용주의 위반 사항 발생 명시 (Employer’s Statement of Events): 프로페셔널한 어휘로 업주나 매니저가 목격한 위반 사항을 기술해야 한다. 그리고 위반을 저지른 다음에 무슨 대책을 세웠는지도 포함해야 한다. 

(5) 직원의 위반 사항 발생에 대한 명시(Employee’s Statement of Events): 이 사항은 직원이 직원의 입장에서 발생한 사항에 대해 기술해야 한다. 

(6) 위반 사항에 대한 징계 (Judicial Action Recommended Or Taken): 위반사항에 대해 징계가 내려져야 할지 아닐 지에 대해 기술해야 한다. 특히 어떤 징계가 내려질 수 있는지 목록이 있어야 한다. 그리고 징계를 승인한 매니저나 슈퍼바이저, 업주의 사인과 직책과 승인한 날짜가 적혀 있어야 한다. 예: Decision Approved by:_Title:_Date:_ 

(7) 이전 경고 사항 (Previous Warning Information): 만일 이 직원에게 이전에 문서나 구두 경고를 준 적이 있으면 명시해야 한다. 그리고 그 경고가 문서였는지 구두였는지 적어야 한다. 예: Previous Warning Information. 1st Warning - Date:_Type (circle one): Verbal Written…

(8) 경고문 전달 양식 (Statement Of Receipt): 

(a) 고용주/매니저의 서명이라고 되어 있는 곳에 사인해야 한다. 그리고 양식에 날짜를 적고 고용주/매니저의 이름과 직책을 적는다. 그리고 경고문을 하나 복사본을 만들어서 경고를 받은 직원에게 준다. 

(b) 경고문을 직원에게 주면서 위반 사항에 대해 설명하고 그다음에 징계나 무슨 절차 가 있을지 알려주고 직원에게 서명, 날짜, 이름, 직책을 적으라고 한다. 

(c) 경고문의 원본을 직원 파일에 보관하고 복사본은 직원에게 준다. 

(d) 마지막으로 이 경고문을 인사 담당자나 이 직원의 상관 등 회사 내 적절한 직원에게 보관용으로 복사본을 제출한다. 

참고로 현재 필자의 사무실은 한인 고용주들을 위해 경고문 양식을 무료로 배포하고 있다.