문제를 일으킨 직원에 대해 문서 경고문을 줄 경우 직원의 서명을 받을  필요는 없다. 문서 경고문을 줄 경우 직원의 서명을 반드시 받아야 효력이 있다고 오해하는 한인 업주들이 많은데 문서 경고문에 서명을 하라고 하면 서로 관계가 서먹해 지거나 불편할 것 같아서 그리고 서명이 없으면 문서 경고의 효력이 없다고 생각해 문서 경고를 안 주고 그냥 해고했다가 해고된 전 직원이 부당해고로 소송해 고생하는 한인 업주들이 많다. 문서 경고문이 의미를 갖는 것은 직원의 서명 여부에 있는 것이 아니라 문서 경고문 그 자체다. 

특히 고용주가 정한 규칙을 위반했을 때 적절한 징계를 정하고 일련의 순서에 의해 종업원을 징계하는 점진적 징계 방식이 직업 현장에서 적용되는 상황에서 해고 이전에 문서 경고문의 작성은 매우 중요하다. 그래야지 종업원의 업무가 개선될 수 있다.

문서 경고문을 작성하고 이를 해당 직원에게 통보하면 반응은 크게 3가지로 나타난다. 문서 경고문에 서명을 하는 경우, 해명을 하기 위해 문서 경고문을 검토할 시간을 달라는 경우, 그리고 문서 경고문에 서명을 거부하는 경우다.

어떤 반응을 나타내더라도 중요한 것은 고용주가 문서 경고문을 작성했다는 것이다. 부당해고 소송에서 대부분 문서 경고문을 주지 않고 해고했다고 주장하는데, 이런 점에서 문서 경고문을 작성해 두는 것은 적절한 절차를 거쳐 이 종업원을 해고했다는 증거인 동시에 고용주를 보호하는 최선의 도구가 된다. 사인한 경고문 원본은 고용주가 보관하고 카피는 종업원에게 준다. 

문서 경고문을 작성하면 해당 직원이 반발하고 반론을 제기하는 것은 당연한 현상이다. 이때 업주는 종업원의 이야기를 충분히 들어주면서 경고문을 작성하게 된 이유를 설명하는 것이 바람직하다.

대부분의 경우 종업원은 부정적인 업무 평가나 경고문을 받으면 그 경고문의 내용에 대해 잘 알기 때문에 그 내용에 동의할 수 없거나 그 경고문이 서명이 없으면 효력이 없다고 생각해서 사인하 지 않겠다고 거부할 수 있다. 그럴 경우 고용주는 다음의 옵션들이 있다.

•고용주는 종업원의 서명란 위에 “서명함으로써 나는 이 경고문의 내용에 동의하는 것은 아니고 단지 이 경고문을 받았다고 인지한다”는 문장을 추가할 수 있다. 

•만일 종업원이 경고문의 내용에 동의하지 않는다면, 슈퍼바이저는 이 종업원에게 시간 여유를 주고 경고문에 본인의 대답을 추가하라고 말할 수 있다. 이렇게 시간 여유를 준다고 해서 고용주가 이 종업원의 해명을 듣기 전에 해고할 수 없는 것은 아니다. 해명을 기다리는 상황에서 이 종업원이 더 심한 행동을 저지른다면 일단 문서 경고문을 줬기 때문에 그 전이라도 해고할 수 있다. 

•만일 슈퍼바이저가 경고문의 내용이 정확함에도 불구하고 종업원이 서명하지 않겠다고 한다면, 동료 직원이 아니라 다른 매니저나 HR의 직원을 제삼자 증인으로 미팅에 합류시킬 수 있다. 동료 직원의 경우 프라이버시 이슈가 있기 때문에 증인으로 적합하지 않다. 이 증인은 고용주가 종업원에게 경고문을 줬다고 확인하는 것에 불구하다. 경고문에 이 종업원이 서명하기를 거부한다고 추가로 서명할 수 있다. 

종업원이 업무 평가서나 경고문을 받으면 이를 검토할 시간을 줘야 하고 필요하면 본인의 코멘트를 적도록 허용해야 한다.  이렇게 종업원이 경고문 내용에 대해 반박한다 하더라도 이는 경고문을 받았다고 인정하는 것이기 때문에 중요하다.

종업원이 업무 평가서나 경고문의 내용에 동의하지 않을 때 슈퍼바이저는 그 내용을 이 종업원과 다시 같이 검토하고 이를 증명할 사실을 제공해야 한다. 만일 경고문 내용이 정확하지 않으면 매니저는 내용을 수정해야 한다.  

매니저는 이 외에도 종업원이 분노 때문에 경고문에 서명하지 않는다고 거부해도 이 종업원이 경고문을 받았다고 인정하는 의미에서 서명해야 한다고 설명해줘야 하고, 매니저도 이 종업원의 업무가 향상되게 하기 위해 도와준다는 의미에서 경고문에 서명해야 한다.

문서 경고

다음은 문서 경고문에 대해 고용주들이 착각하고 있는 5가지 부분이다.

1. “만일 종업원의 개인 파일에 저장된 공식적인 경고문이 아니면 징벌 행위로 볼 수 없다?”

가주 노동법에는 종업원에 대한 경고문 (write-up)에 대한 법적 정의가 없고, 종업원의 개인 파일 (personnel file)에 어떤 서류들이 포함되어야 하는지에 대한 정의도 없다. 그렇기 때문에 구두 경고, 이메일, 편지, 심지어는 냅킨에 적은 노트라도 업무수행 문제 때문에 이 종업원을 해고했다는 고용주의 입장을 지지할 증거가 될 수 있다. 즉, 고용주가 해고 결정을 내리는 데 도움이 되는 서류는 어떤 양식이어도 되고, 종업원의 개인 파일에 보관해야 하는 공식적인 경고문일 필요가 없다는 점이 중요하다. 그러나 종업원의 업무수행 검토와 경고문은 여전히 중요한 인사과정의 일부이다.

2. “구두 경고는 문서로 남길 필요가 없다?”

만일 구두 경고의 기록이 없다면 나중에 이 종업원이 경고를 받았다고 증명하기 매우 힘들다. 매니저들은 매니저의 기록이나 자신에게 보내는 이메일 이든 어떤 방식으로도 구두 경고의 기록을 남기는 것이 중요하다. 본인들에게 이메일을 보냄으로써 나중에 부당해고 소송이 발생할 경우 시간을 알 수 있는 중요한 기록을 남기게 된다. 

3. “종업원은 반드시 경고문에 서명해야 한다?”

많은 고용주들이 종업원이 경고문에 서명하지 않으면 경고문이 아니라고 착각하는데 이는 사실이 아니다. 물론 서명은 경고문을 줄 당시 종업원이 있었다는 점을 증명하는 시스템이라는 면에서 좋은 방침이지만 반드시 종업원이 경고문에 사인할 필요는 없다. 많은 경우 종업원들은 경고문에 동의하지 않기 때문에 서명을 거부할 것이다. 이를 해결하기 위해 어떤 고용주들은 경고문에 “이 종업원은 경고문에 동의하지 않는다”는 칸을 만들기도 하지만, 사실 경고문에 서명하는 것은 단순히 경고문을 받았다는 점을 인지하는 것이다. 한편 종업원이 경고문을 받은 적이 없다고 주장하지 못하게 하는 방법은 종업원에게 문서 경고장을 이메일로 보내는 것이다. 이럴 경우 경고가 언제 주어졌는지 기록이 남게 된다.

4. “고용주는 점진적인 징계 방식을 반드시 따라야 하고 한번 경고를 받았다고 이 종업원을 해고할 수 없다?”

고용주들은 구두 경고로 시작해서 해고하기 전에 점진적으로 두 번째, 세 번째 문서 경고로 이어지는 점진적 징계 방식을 선택할 수는 있지만 그렇다 하더라도 가주는 임의 고용(at-will)을 택하고 있다는 점을 명심해야 한다. 그렇기 때문에 꼭 점진적인 징계 방식을 따를 필요가 없고 종업원은 언제든지 해고할 수 있다.

5. “경고문은 단순해야 한다?”

경고문을 줄 때 고용주는 일반적인 언급을 피하고 특별한 예를 제공해줘야 한다. 즉, 단순히 태도가 안 좋다고 경고문에 적는 것보다 특정한 시간, 장소에 발생한 행동을 가지고 이슈를 삼아야 한다.