종업원이 캘리포니아주 노동청(Division of Labor Standards Enforcement (DLSE))에 임금 관련 클레임을 제기하면 노동청 소속 관리(deputy labor commissioner)가 일단 이 종업원의 클레임을 고용주에게 통지서 (Notice of Claim) 양식으로 보낸다. 

그다음에 노동청에 양자 간 합의를 위한 콘퍼런스 (conference)가 잡힌다.  이 경우 콘퍼런스 통지서 (Notice of Claim and Conference)가 다시 발송될 수도 있다. 이 콘퍼런스에서 합의가 안 될 경우 노동청에서 행정재판(administrative hearing)이 열린다. 

다음은 행정재판을 위해 고용주들이 대비해야 하는 절차들이다.  캘리포니아주 노동법에 따르면 노동청은 모든 작업장에 접근해서 직원들의 불평을 조사할 수 있는 권한이 있고, 임금과 벌금을 받아내기 위한 모든 클레임에 대해 행정재판을 열 권한이 있다.

전 직원이나 현 직원이 노동청에 임금 관련 클레임을 접수시키면 고용주는 노동청으로부터 클레임에 대한 편지를 먼저 받는다. 이 편지는 언제 어디서 콘퍼런스가 열린다는 내용과 무슨 서류들을 가지고 참석한다는 사항이 적인 통지서다. 이 콘퍼런스에서 클레임에 적힌 내용을 가지고 직원은 주장을 하고 고용주는 고용주 측의 주장을 펼치게 된다. 이날 콘퍼런스에서 타임카드나 페이롤 기록 같은 기본적인 자료들을 가지고 와서 노동청 관리에게 보여줄 수는 있어서 이를 증거로 제시하지도 않고 이에 기반을 둔 주장이 기록으로 남지도 않는다. 이날 주장한 내용이나 증거는 나중에 행정재판에서 자동적으로 채택되지 않는다.

콘퍼런스에 피고인 고용주가 참석하지 않으면 노동청은 케이스를 원고인 종업원 측과 이야기하고 행정재판으로 넘기고, 원고가 참석하지 않으면 케이스가 기각되거나 원고의 사정에 따라 한번 정도 더 기회를 준다. 고용주는 이날 원고가 어떤 증거를 가지고 있고 어떤 주장을 할 것인지 미리 알게 되기 때문에 참석하는 것이 좋다.

콘퍼런스 도중에 노동청 관리가 클레임을 수정하거나 아주 드물게 기각할 수 있다. 그러 나 콘퍼런스 대부분의 시간은 양측이 합의하는데 쓰인다. 만일 양측이 합의되면 노동 청이 준비한 합의서에 양측이 서명하고 합의금 지불 날짜를 정한다.

 Notice of Claim and Conference

양측이 콘퍼런스에서 합의 안 되면 행정재판으로 넘어가고 양측은 행정재판 통지서 (Notice of Hearing)를 받게 된다. 행정재판 전이나 행정재판 도중에도 합의를 볼 수 있는 데, 이 행정재판 과정은 녹음되고, 양측은 증인이나 증거를 준비해 오고, 증인들은 사실대로 증언하겠다는 선서를 하고 증언한다. 증인으로서는 이 작업장에서 현재는 일하지 않는 전 직원이 가장 좋고 그다음으로 원고의 동료직원들이 좋다. 

행정재판 전에 증인들을 모아 놓고 재판 준비를 하는 것이 반드시 필요하다. 증인들은 민간인으로 이런 재판에 익숙하지 않기 때문에 절차나 내용에 대해 미리 알려주고 이에 대한 준비를 변호 사와 같이 하는 것이 유리하다. 그리고 증거는 원고 측과 재판관 (Hearing Officer)를 위해 최소한 두 카피를 추가로 준비해야 한다.

증인을 행정재판에 출두시킬 때 왜 그 증인의 증언이 케이스에 관련 있는지 보여줘야 한다. 고용주는 피고 측 증인에게 먼저 직접 질문(direct)할 수 있다. 그다음에 원고 측은 피고 측 증인에게 반대 질문 (cross)하고 고용주는 이 증인에게 다시 반복 질문 (re-direct) 할 수 있다. 이 과정에서 재판관도 증인에게 질문할 수 있다. 고용주는 원고인 직원과 직원 측 증인에게 반대 질문할 수 있고, 원고도 고용주에게 질문할 수 있다.

그리고 고용주는 마지막 변론(closing statement)을 통해 자신의 주장을 요약해서 발표하 고 추가로 피고 측의 입장을 요약한 재판 개요서(hearing brief)를 만들어서 재판관과 원고 측에게 제출하는 것이 유리하다.