많은 고용주들이 종업원 핸드북(employee handbook) 아니면 회사 정책(company policy) 같은 핸드북의 필요성 여부 그리고 포함시켜야 하는 조항들에 대해 매우 궁금 해들 하십니다. 캘리포니아주 노동법에서는 이런 핸드북을 꼭 갖춰야 한다고 규정하지 않고 있습니다. 

그러나 성희롱 방지나 차별 금지 등 핸드북에 여러 가지 조항들을 갖추고 있으면 나중에 관련 소송을 당했을 경우 유리하게소송을 진행할 수 있습니다. 간단하게 말씀드려서 핸드북의 장점은 휴가 해고절차 베너핏 등 법으로 강제하지 않는 조항들에 대해 사내규정이 있어서 결정하기 편하다는 것입니다.

회사 핸드북이 모든 노동법 관련 클레임이나 민사소송 들을 미리 방어할 수는 없습니다. 왜냐하면 소송을 미리 막는 방법은 없기 때문입니다. 단지 소송이 제기됐을 때 회사 핸드북이 잘 되어 있으면 효율적인 방어를 할 수는 있습니다. 

그리고 새 직원이 채용되면 핸드북을 주고받았다는 사인을 이 직원으로부터 반드시 받아야 합니다. 핸드북은 파트타임 풀타임 인턴 정규직 임시직 수습직에 상관없이 모든 직원들에게 배포해야 합니다. 핸드북 변동사항은 직원들, 특히 슈퍼바이저나 매니저들에게 반드시 통보해야 합니다. 

특히 핸드북은 해고와 채용, 종업원 분류(파트타임, 풀타임, 오버타임 면제 직원 여부), 근무시간, 베네핏, 휴가, 종업원 잘못에 대한 경고, 종업원 근무성적 평가 등 잠재적 소송의 여지가 다분히 있는 이슈들에 대한 회사 방침을 세우기에 최적의 장치입니다. 

그러나 무엇보다 중요한 점은 핸드북은 스몰 비즈니스를 키울 수 있는 중요한 수단입니다. 다음은 캘리포니아주 회사 핸드북에 대해 반드시 알아놔야 하는 점들입니다.

1.회사 핸드북은 무엇인가요? 

회사 핸드북은 회사의 방침, 정책, 절차 등 중요한 정보를 묶어서 직원에게 알려주는 문서입니다. 

2. 우리 회사를 위해 쓸 수 있는 일반 보편적인닫기일반보편적인 핸드북이 있나요? 

불행히도 일반 보편적인 핸드북을 만들 수 있는 방법이란 것은 없습니다. 왜냐하면 모든 회사들이 별도의 운영방법이 있고 그들만의 인사 채용 수요가 있기 때문입니다. 

3. 핸드북을 만드는데 얼마나 많은 시간과 노력을 쏟아 넣어야 하는가요? 

핸드북이 진정으로 회사 운영에 도움이 되기 위해서는 충분히 많은 준비와 검토 과정이 선행되어야 하기 때문에 핸드북 제작에 투자한 시간과 에너지, 지식의 분량에 비례해서 핸드북의 효용가치가 결정될 것입니다. 

4. 회사 핸드북에 반드시 포함시켜야 하는 특정한 정책이나 방침(policies)이 있나요? 

고용주가 핸드북을 제작해서 종업원들에게 줘야 한다는 법 조항은 없지만, 많은 연방, 주정부 노동법들은 핸드북에 포함되는 내용들에 큰 영향을 줍니다. 그렇기 때문에 만일 핸드북을 사용하기로 회사가 결정한다면 반드시 포함해야 하는 다음과 같은 몇몇 방침들이 있습니다. 

(1) 현재 핸드북이 이전 모든 핸드북에 선행하고 고용 계약서가 아니라는 명시. 

(2) 임의 고용 방침 

(3) 평등고용기회 방침닫기평등고용기회방침 

(4) 성희롱 방지닫기성희롱방지 준칙: 성희롱 내부 보고 절차, 캘리포니아주 평등고용 주택국과닫기평등고용주택국과 평등고용 주택닫기평등고용주택 커미션에 연락하는 방법, 이런 정부기관들을 통한 신고절차 등이 핸드북에 포함되어야 합니다.  성희롱 등 각종 희롱 관련 소송들이 많은데 희롱을 당한 직원들이 어떻게 그리고 누구에게 보고를 하는지에닫기하는 지에 대한 매뉴얼이 있어야 소송에서 유리할 수 있습니다. 고용주는 이런 성희롱 관련 보고를 받으면 어떤 절차를 통해 조사를 하고 가해 직원을닫기가해직원을 처벌하는지에닫기처벌하는 지에 대한 상세한 규정이 있어야 합니다. 또한 50명 이상 직원이 있는 회사는 2년에 한 번씩 매니저급들이 성희롱 관련 교육을 받아야 한다는닫기받아야한다는 점도 핸드북에 포함시켜야 합니다. 

(5) 휴가 방침: 무급 유급휴가 임신 휴가 등 각종 휴가에 대한 조항들 

(6) 임금과 근무시간 관련 방침: 식사시간, 휴식시간, 오버타임 관련 방침들. 오버타임 면제 직원 식사 휴식 시간 등에 대한 정의를 규정해야 합니다. 특히 식사시간은 최근 캘리포니아주 대법원에서 내려진 브링커 판결에 따라 규정하시기를 권유드립니다. 

(7) 핸드북을 받았고 검토했다는 종업원들의 인지 

(8) 차별금지: 종업원 소송 중 차별 이슈가 많이 차지하는데 차별 클레임을 관할하는 EEOC나 DFEH 그리고 법원은 귀사에 평등고용기회 규정이 있는지부터 조사합니다. 

(9) 보복금지: 직원이 회사 측에 임금이나 기타 이슈에 대해 불평을 했다는 이유로 보복성 해고나 차별을 당하지 않는다는 조항 

(10) IT: 보이스 메일 이메일 컴퓨터 파일 등 회사 내 정보망과 IT의 개인적 사용에 대한 가이드라인을 정하세요. 그리고 직원들의 컴퓨터나 전화를 회사가 모니터 할 수 있다는 점을 직원들에게 이해시켜 주셔야 합니다. 

(11) 회사 기밀: 일단 회사 기밀의 정의부터 규정하고 이를 회사 외부에 누출했을 경우 처벌조항을 핸드북에 포함시키세요. 

(12) 다음은 그 밖에 필요한 규정들입니다: 종업원 분류 복장과 예절 장애자 관련 규정, 직장 내 폭력 마약 음주 금지 해고 관련 규정, 마지막 임금 지불, 직장 내 처벌규정 

5. 핸드북을 그냥 종업원들에게 주면 되나요? 

핸드북이 개정될 때마다 종업원들에게 주고 그들이 받았고 읽었고 검토했다는 서명을 받아야 합니다.

6. 어떻게 슈퍼바이저들이 올바르게 핸드북의 방침들을 적용시키는지 확인할 수 있나요? 

핸드북의 방침들은 모든 직원들에게 일률적으로 적용되기 때문에 슈퍼바이저들이 이 방침들을 일관적으로 적용하지 않으면 고용주에게 책임이 전가됩니다. 그렇기 때문에 매니저, 슈퍼바이저들을 잘 교육시켜야 합니다. 

7. 캘리포니아주에서 모든 고용은 임의 고용인데 왜 핸드북에 이를 포함시켜야 하나요? 

캘리포니아주에서 고용주와 종업원 사이의 고용 관계가 임의 고용이다 하더라도 이 사실을 핸드북에서 늘 인지시키고 환기시켜 줘야 합니다. 종업원이 서명한 핸드북은 종업원과 어떠한 고용 계약관계도 맺어진 것이 아니고 어느 때나 해고할 수 있다는 점을 확인해 줘야 합니다. 

8. 핸드북이 어떻게 고용 관련 소송을 피해갈 수 있게 고용주를 도와주는지요? 

제대로 된 핸드북은 고용주가 성희롱이나 임금/근무시간 클레임 같은 민사소송에서 피해를 덜 입도록 크게 도와줍니다. 미국 연방대법원은 캘리포니아주 고용주들이 종업원들의 권리와 의무를 명확하게 요약해 놓은 핸드북을 제공할 경우 고용주들 자신을 좀 더 잘 보호할 수 있다고 판결을 내리면서 핸드북의 중요성을 인식한 바 있습니다. 

핸드북은 업종과 회사 규모 그리고 관할 주 노동법에 다르기 때문에 귀사에 맞는 핸드북을 노동법 전문 변호사의 조언을 들어서 만드셔야 합니다.